Privacyverklaring

ASR Nederland N.V. is aanspreekpunt voor de verwerking van persoonsgegevens door de volgende entiteiten en labels: ASR Levensverzekering N.V., ASR Basis Ziektekostenverzekeringen N.V., ASR Aanvullende Ziektekostenverzekeringen N.V., ASR Schadeverzekering N.V., ASR Vermogensbeheer N.V., ASR Real Estate B.V., ASR Vitaliteit en Preventieve Diensten B.V., a.s.r., De Amersfoortse, Ditzo, Ardanta, De Europeesche Verzekeringen en Loyalis. 

Bezoekadres: 
Archimedeslaan 10 
3584 BA Utrecht 
Postadres: 
Postbus 2072 
3500 HB Utrecht

Facebook
Twitter

WhatsApp: 0623889539

Telefoon: (030) 257 9111 

A.s.r. en al haar merken gaan zo zorgvuldig mogelijk om met  uw persoonsgegevens. We houden ons daarbij aan geldende (privacy)wetgeving en aan gedragscodes die daar branchebreed nadere invulling aan geven.

Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens? 
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de merken van ASR Nederland N.V. van u verwerken als u klant bent, als u onze website bezoekt of onze apps gebruikt of wanneer u contact opneemt met onze klantenservice. Deze verklaring is ook van toepassing in situaties waarin u bijvoorbeeld een aanvraag voor een product heeft ingediend maar geen klant bent geworden. Of wanneer uw werkgever voor u een pensioenovereenkomst of een arbeidsongeschiktheidsverzekering bij ons heeft afgesloten. Of wanneer u een begunstigde of benadeelde bent door bijvoorbeeld betrokken te zijn geweest bij een schadegeval.

Wanneer u of uw werkgever een verzekering of ander (financieel) product of dienst bij één van de merken van ASR Nederland N.V. aanvraagt, vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gegevens verstrekt u of uw werkgever aan ons via uw/zijn adviseur/bemiddelaar (hierna: adviseur) of rechtstreeks via bijvoorbeeld de website, e-mail of telefoon. 

Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van het contact dat we met u hebben: 

Als u klant bij ons bent, gebruiken wij uw bankrekeningnummer om betalingen te doen en de verschuldigde bedragen (premie, fee of rente) te incasseren. Daarnaast kunnen wij beschikken over uw salarisgegevens als dat voor één van onze financiële producten noodzakelijk is.

Voor sommige producten of diensten hebben wij nog aanvullende informatie van u nodig, bijvoorbeeld uw kenteken bij een autoverzekering of uw beroep bij een inkomensverzekering of hypotheek. Die gegevens hebben wij nodig voor onze dienstverlening aan u of om het risico in te kunnen schatten, de voorwaarden te kunnen vaststellen of eventuele schadeclaims te kunnen beoordelen. Naast de NAW gegevens en de financiële gegevens kunnen  wij ook om uw geslacht en geboortedatum vragen indien dat nodig is voor onze dienstverlening. 

Voor het accepteren of uitvoeren van onze verzekeringen (waaronder ook de afhandeling van letselschades valt) en andere (financiële) diensten, hebben wij in bepaalde gevallen informatie over uw gezondheid nodig. Soms hebben wij informatie nodig van uw arts. Als wij gegevens van uw arts nodig hebben dan vragen wij daarvoor altijd vooraf uw toestemming.

Ardanta/Levensverzekeringen
Bij onze aanvragen voor de uitvaartverzekeringen stellen wij gezondheidsvragen. Deze worden middels een beveiligde omgeving gedeeld met  medisch adviseur van de Amersfoortse, zodat wij kunnen beoordelen of wij het risico kunnen verzekeren. 

a.s.r. Vitality
Onze medewerkers verwerken alleen gezondheidsgegevens die zij voor de uitvoering van  het product nodig hebben. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de gegevens die zij verwerken. Gezondheidsgegevens worden binnen Vitality verwerkt bij de beantwoording van de vragenlijsten door de deelnemer, bij het verwerken van activiteitengegevens en bij de health checks. De verwerking vindt plaats op basis van toestemming van betrokkene (informed consent). Deze gezondheidsgegevens worden niet gedeeld met andere entiteiten of labels binnen ASR Nederland N.V. Uw Vitality status wordt wel gedeeld met andere bedrijfsonderdelen ten behoeve van het verkrijgen van eventuele cashback.

Collectieve inkomensverzekeringen
Voor collectieve inkomensverzekeringen verwerken wij beperkte gezondheidsgegevens, zoals ziekmeldingen, hersteldmeldingen of hoeveel u arbeidsongeschikt bent. Wij krijgen deze gegevens van u, uw werkgever, de arbodienst of UWV. Als wij u en uw werkgever ondersteunen bij re-integratie kunnen onze re-integratiemedewerkers ook informatie verwerken over uw beperkingen en mogelijkheden, zodat we u verantwoord kunnen helpen terug te keren in het arbeidsproces. De medewerkers die deze gegevens verwerken hebben een geheimhoudingsplicht.

Particuliere  arbeidsongeschiktheids- of ongevallenverzekeringen
Bij de beoordeling van de gezondheid in verband met het aangaan van een verzekering of een aanspraak op een uitkering vanwege arbeidsongeschiktheid of een ongeval,  speelt onze medisch adviseur een centrale rol. Alleen de medisch adviseur en de medewerkers die onder zijn verantwoordelijkheid werken, mogen uw gezondheidsgegevens verwerken. Als de medisch adviseur het voor de beoordeling van uw aanvraag of voor de beoordeling van uw arbeidsongeschiktheid noodzakelijk vindt om gezondheidsgegevens op te vragen bij anderen, zoals bij uw huisarts of behandelend specialist dan vraagt hij/zij u altijd vooraf om toestemming. In de machtiging waarmee u deze toestemming geeft, staat welke gezondheidsgegevens onze medisch adviseur wil opvragen en er staat in bij wie hij de gegevens wil opvragen. Door ondertekening van de machtiging geeft u toestemming. De medisch adviseur is verantwoordelijk voor het bewaren van uw gezondheidsgegevens. Bij de verwerking van gezondheidsgegevens houden wij ons aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars.  Bij de verwerking van gezondheidsgegevens houdt onze medisch adviseur zich aan de Beroepscode voor Geneeskundig Adviseurs werkzaam in Particuliere Verzekeringszaken en/of Personenschadezaken.

Pensioenverzekeringen
Voor collectieve pensioenverzekeringen verwerken we geen gezondheidsgegevens, behalve voor arbeidsongeschiktheidsdekkingen of als u terugkomt op een eerder gemaakte keuze. Als u bijvoorbeeld gekozen hebt om niet deel te nemen aan de Anw-regeling die uw werkgever bij ons aanbiedt, en later toch alsnog deel wilt nemen, dan kunnen we gezondheidswaarborgen van u vragen.

Voor de risicobeoordeling bij schade- en inkomensverzekeringen vragen wij u informatie te verschaffen over  uw strafrechtelijk verleden. Strafrechtelijke feiten die langer dan 8 jaar geleden zijn gebeurd, hoeft u ons niet te melden. Ook hoeft u ons geen strafrechtelijke gegevens te melden als daar door ons niet specifiek naar gevraagd wordt. Strafrechtelijke gegevens op bijvoorbeeld uw aanvraagformulier worden door ons alleen verwerkt door medewerkers die daarvoor geautoriseerd zijn.

In sommige gevallen verwerken wij ook uw burgerservicenummer (BSN). Wij verwerken uw BSN alleen als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben.

Wij verwerken gegevens over het contact dat u met ons had om te kunnen zien: 

Telefoongesprekken opnemen en bewaren 
We nemen chat- en telefoongesprekken op en bewaren deze onder andere voor het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening, training en coaching van onze medewerkers, het aangaan en uitvoeren van verzekeringsovereenkomsten, het leveren van bewijs en het beoordelen van (de inhoud van) de communicatie (in geval van interpretatiegeschillen of onenigheid hierover), fraude te voorkomen en te bestrijden en te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Opgenomen gesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, de termijn verschilt per doel waarvoor een gesprek is opgenomen. Gesprekken die zijn opgenomen voor trainings- en coachingsdoeleinden worden in het algemeen na 4 weken verwijderd. Voor zorgverzekeringen geldt op grond van de Gedragscode Zorgverzekeraars een termijn van 6 maanden. Om transacties te controleren bewaren we opgenomen gesprekken minimaal 7 jaar. Dat zijn wij wettelijk verplicht. Indien een gesprek opgenomen is en nog beschikbaar is, heeft u bij een geschil over de inhoud van het opgenomen telefoongesprek het recht om het telefoongesprek te beluisteren of daarvan een transcriptie te ontvangen.

Bij onze zakelijke dienstverlening verwerken wij ook persoonsgegevens; namen van contactpersonen, aandeelhouders of UBO’s (‘ultimate beneficial owner’ oftewel ‘uiteindelijke belanghebbende’) van een bedrijf. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme en sanctieregelgeving moeten wij vaststellen wie UBO’s van onze zakelijke klanten en van onze leveranciers zijn.

In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens rechtstreeks van u. Naast de informatie die wij van u krijgen, kunnen we ook gegevens van derden ontvangen en verwerken, bijvoorbeeld van uw werkgever of andere (externe) partijen zoals Centraal Bureau voor Statistiek (CBS), Stichting CIS, RDW, Bureau Kredietregistratie (BKR), UWV, arbodiensten, marktonderzoeksbureaus) of dataverrijkingsbureaus.

We leggen in ons verwerkingenregister vast van welke bronnen we gegevens hebben ontvangen als deze bronnen bij ons bekend zijn. 

Uw bezoek aan onze websites en apps
We leggen gegevens vast over uw bezoek aan onze websites of apps, bijvoorbeeld welke pagina’s u heeft bezocht, wanneer u heeft ingelogd in de mijnomgeving of welke zoekopdrachten u heeft gegeven. Hiermee kunnen we  bij een volgend bezoek aan onze site beter inspelen op uw persoonlijke ervaring. Wij kunnen deze gegevens ook gebruiken voor marketingdoeleinden. Wij doen dit onder ander door het plaatsen van cookies (link cookieverklaring). Wij verwerken daarbij ook uw IP-adres.  

We gebruiken uw gegevens om contact met u op te nemen, te onderzoeken of u klant bij ons kunt worden dan wel blijven en zo ja, tegen welke condities of om wijziging(en) in uw gegevens door te voeren. 

We kunnen uw gegevens gebruiken om uw producten - of de producten van uw werkgever, zoals verzuimverzekeringen - te beheren en claims, declaraties en schades af te handelen. Wij gebruiken uw gegevens ook om vast te kunnen stellen of u recht hebt op de beloningen die wij vanuit a.s.r. Vitality aan onze klanten aanbieden.  

Wilt u liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen?  Laat het ons weten.  

We gebruiken uw persoonsgegevens ook om onze producten en diensten te verbeteren. Dat doen we door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we met behulp van deze analyses:

Bij de opsporing van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik leggen we ook gegevens vast. Hiervoor kunnen we gegevens uitwisselen binnen a.s.r., met andere financiële instellingen of met externe onderzoekbureaus. Hierbij houden wij ons aan het Protocol Verzekeraars en Criminaliteit en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI). Bij het PIFI zijn o.a. betrokken het Verbond van Verzekeraars, de Nederlandse Vereniging van Banken, de Stichting Fraudebestrijding Hypotheken, de Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland en Zorgverzekeraars Nederland. Indien er sprake is van een persoonlijk onderzoek in verband met een verzekering, dan houden we ons aan de regels uit de  Gedragscode persoonlijk onderzoek. Om de veiligheid en integriteit van de verschillende labels binnen a.s.r. te bewaken, gebruiken wij een Centrale Gebeurtenissenadministratie. In deze database worden (persoons)gegevens opgeslagen die ten aanzien van bepaalde gebeurtenissen onze speciale aandacht vragen. Gegevens uit de Centrale Gebeurtenissenadministratie  zijn  alleen toegankelijk via onze afdeling Veiligheidszaken, Speciale Zaken of andere daartoe geautoriseerde medewerkers. 

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één van de onderstaande wettelijke grondslagen:

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf op basis van wet- en regelgeving bepaald hoe lang wij uw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een uitgebreid bewaartermijnenbeleid opgesteld.

Polis-/klantdossiers bijvoorbeeld bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van de relatie met a.s.r. Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijnen kunt contact met ons opnemen.

We verstrekken alleen persoonsgegevens aan derden als dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering van a.s.r.

Bent u klant van een van de merken die onder ASR Nederland N.V. vallen? Dan kunnen wij uw persoonsgegevens uitwisselen met één van de andere merken van ASR Nederland. Dit doen wij bijvoorbeeld voor een verantwoord acceptatiebeleid en om fraude te voorkomen en te bestrijden.
Daarnaast wisselen we tussen de verschillende afdelingen van ASR Nederland gegevens uit voor de verwerking van uw aanvraag of om een overzicht te krijgen van de producten en diensten die u bij ons hebt. We kunnen u hierdoor beter van dienst zijn en u hoeft  bijvoorbeeld  maar één keer een adreswijziging door te geven.

Mogelijk ontvangt u aanbiedingen voor andere producten van de merken die onder ASR Nederland N.V. vallen.  Als u geen aanbiedingen voor andere producten wilt, kunt u dat bij ons aangeven. Wanneer u een adviseur hebt, ontvangt u alleen berichten van ons in overleg met uw adviseur (zie ook c.).

Als dat wettelijk is toegestaan kunnen wij de gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening uitwisselen met uw adviseur/assurantiebemiddelaar. Wij doen dit zolang u een overeenkomst met ons heeft. Soms hebben wij daarvoor uw toestemming nodig. Uw bemiddelaar is zelf verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Als uw werkgever een bemiddelaar of adviseur heeft ingeschakeld, wisselen we ook met hen persoonsgegevens uit. 

Daarnaast schakelen wij andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren die te maken hebben met de onze dienstverlening. Dit zijn bijvoorbeeld een incassobureau, expertisebureau of arbodienst, Met deze partijen leggen wij afspraken vast om uw privacy te waarborgen.

Wij kunnen ook de verwerking van persoonsgegevens uitbesteden aan derde partijen bijvoorbeeld (IT-) dienstverleners voor onderhoud en supportfuncties. Deze (IT-)dienstverleners  worden in de meeste gevallen beschouwd als verwerker omdat zij geen zelfstandige zeggenschap hebben over de persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening door a.s.r. aan de IT dienstverlener ter beschikking wordt gesteld. ASR Nederland N.V. blijft in die situaties verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw gegevens. 

Financiële instellingen kunnen gedragingen van (rechts)personen die hebben geleid of kunnen leiden tot benadeling van financiële instellingen vastleggen in een Incidentenregister. Aan dit Incidentenregister is een Extern Verwijzingsregister gekoppeld. Dit Extern Verwijzingsregister bevat uitsluitend verwijzingsgegevens (bijvoorbeeld een naam en geboortedatum of KvK-nummer) naar het incidentenregister die onder strikte voorwaarden mogen worden opgenomen. Iedere financiële instelling die aangesloten is bij een van de deelnemende brancheverenigingen heeft toegang tot (een deel van) het Externe Verwijzingsregister.

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen.

Wij stellen controlevragen of vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs* om u te identificeren.

Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.

Het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Wij kunnen besluiten niet aan uw verzoek te voldoen en uw gegevens niet te wissen als uw verzoek niet gebaseerd is op één van de bovenstaande gronden, of (i) om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie te kunnen uitoefenen; (ii) om een wettelijke verlichting na te komen; of (iii) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Als wij niet voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij u over de redenen waarom wij niet aan uw verzoek zullen voldoen. 

Voordat wij via email met u communiceren vragen wij u toestemming daarvoor, tenzij u deze toestemming al eerder gegeven heeft. U kunt altijd een gegeven toestemming intrekken.

Als u via uw werkgever een pensioenverzekering bij ons hebt, vragen we u geen toestemming voor communicatie via e-mail met u, omdat de wetgever voor pensioenverzekeringen digitale communicatie als uitgangspunt heeft gekozen. In overleg met uw werkgever kunt u dan wel voor schriftelijke communicatie kiezen. 

Hebt u een e-mail ontvangen van a.s.r. en twijfelt u of deze daadwerkelijk door a.s.r is verstuurd? Dit kunt u dit controleren doordat e-mails verstuurd door a.s.r. eindigen altijd met @e.asr.nl of @asr.nl.

U kunt er voor kiezen om met ons te chatten, contact op te nemen via onze social-mediapagina’s zoals Facebook, LinkedIn en Twitter of via WhatsApp. Als u ons benadert via één van deze kanalen, bewaren wij de gegevens die u via deze kanalen aan ons verstrekt in een beveiligde omgeving. Om te kunnen reageren op persoonlijke vragen in uw social-mediabericht vragen wij in een persoonlijk bericht (direct message of e-mail) om uw contactgegevens met ons te delen. Wij kunnen dan controleren of we met de juiste persoon in gesprek zijn.

Op de gegevens die wij van u krijgen via deze platforms is deze privacyverklaring van toepassing. Het gebruik van social media is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de wijze waarop social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte persoonsgegevens. We wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen te raadplegen voor meer informatie over de wijze waarop zij uw persoonsgegevens verwerken. 

Wij maken profielen van onze klanten op basis van de gegevens die we verzamelen met als doel om deze gegevens te analyseren en op die manier inzicht te krijgen in (toekomstige) handelingen en voorkeuren. Daar kunnen we dan op inspelen. Bijvoorbeeld gerichte reclame/informatie sturen aan klanten op basis van het surfgedrag dat is gevolgd via tracking cookies. We houden ons hierbij aan wet- en regelgeving. Dit betekent o.a. dat we vooraf toestemming vragen als dat wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld in geval van profiling op grond van bijzondere persoonsgegevens.

Uw aanvraag voor een aantal producten – zoals een autoverzekering, een overlijdensrisicoverzekering of het Vitality abonnement – beoordelen wij via een geautomatiseerd proces. De door u ingevulde gegevens worden automatisch getoetst aan onze acceptatiecriteria. We controleren daarbij of deze gegevens juist zijn. Daarnaast toetsen wij uw aanvraag aan een aantal fraude indicatoren en maken we op basis van de door u ingevulde gegevens en gegevens uit (openbare) bronnen een risico-inschatting. Deze toetsing kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de hoogte van uw premie. Indien er een afwijking in het reguliere aanvraagproces plaatsvindt, wordt deze afwijking altijd beoordeeld door een medewerker van a.s.r.

a.s.r.,
ter attentie van de privacy officer

Afdeling Integriteit
Postbus 2072 
3500 HB Utrecht

Privacyverklaring voor het laatst aangepast 25 februari 2020